アンフィニ・ラボ

Gmailのアーカイブって、なんだかよく分からない。
そう思って使わないのは、もったいない！

実はとっても便利な機能なので、3分で使えるように紹介します。

Gmailのアーカイブってなに？

アーカイブとは、英語で書庫という意味です。
Gmailの場合は、「受信トレイではなく書庫に保管する」というイメージです。

受信トレイに届いたメールを読んだあとは、

• 削除する
• フォルダに振り分けて保管する
• とりあえず、とっておく

このいずれかのアクションを取ります。

とりあえず保存するメールが増えると、受信トレイがいっぱいになって、読みたいメールを探すのに時間がかかります。

そこで使いたいのが「アーカイブ」です。

削除はしたくないけれど、受信トレイがいっぱいになるのはイヤ。
というときに、既読でフォルダに振り分けるほどでもないメールをアーカイブしておくと、受信トレイには表示されなくなりますが、あとで読み返したくなったら、いつでもアクセスできます。

メールをアーカイブする

読んでいるGmailのメールをアーカイブする

メールの上の「アーカイブ」をクリックすると、表示中のメールがアーカイブされます。

Gmailの複数のメールをまとめてアーカイブする

メールの一覧で、アーカイブしたいメールを選択して「アーカイブ」をクリックします。

アーカイブしたメールを見る

画面右側の「もっと見る」をクリックします。

「すべてのメール」をクリックすると、アーカイブしたいメールを含めた全メールがリスト表示されます。

アーカイブしたメールに返信が来たとき

最初のメールに対する一連の返信は、ひとつのスレッドとして管理されます。

アーカイブしたメールに返信が来ると、元のメールと共に受信トレイに移動します。

これは、スレッドの中にアーカイブされていないメールがあると、自動的にスレッドのアーカイブが解除されるためです。

未対応のメールは受信トレイに入る、というルールは、対応忘れを防ぐのに効果的ですね。

最後に

受信トレイがきれいになると、生産性がアップして仕事がはかどります。

私の場合は、あとで処理しようと思っていたメールが埋もれてしまって、うっかり対応を忘れる、ということがなくなりました。

そして何より、スッキリした受信トレイは気分がいいです。

※本記事は掲載時の情報です。最新の機能とは異なる場合があります。予めご了承ください。